Minun supervoimani on muisti, ja silti tarvitsen tehtävälistoja ”varamuistina” sillä kukaan ei voi muistaa kaikkea, eikä niin ole tarkoituskaan. Tehtävälistojen ja post-it-lappujen avulla varmistan, etteivät tärkeät asiat unohdu ja tehtävät hoituvat ajallaan.
Digitaalisessa työssä tehtäviä on paljon ja ne kasaantuvat helposti, stressi ja kaaos voivat kasvaa kuin huomaamatta. Siksi tekemiseen tähtäävät työt kannattaa laittaa tavalla tai toisella ylös ja aikatauluttaa heti niiden ilmetessä. Tehtävälistat ovat hyödyllinen työkalu, kun työnä on asioiden, tapaamisten ja tehtävien organisoiminen ja kalenteroiminen.
Piispan tiimissä käytämme Microsoftin Planneria tiimikokousten järjestämiseen. Tiimityön hallinta ja ajoittaminen visuaalisesti sujuu Plannerilla hyvin. Planner organisoi tiimin työn visuaalisesti käyttämällä mukautettuja säiliöitä. Tehtäviä voi suodattaa ja lajitella päivämäärän, tehtävien ja esimääritettyjen arvojen mukaan. Tiimin jäsenet saavat sähköposti-ilmoituksia Plannerin ja Teamsin uusista tehtävistä. Planneria voi käyttää selaimessa, mobiilisovelluksessa tai Teamsissa.
Microsoftin To Do -sovellus sopii hyvin yksittäisten omien tehtävien luetteloimiseen sekä luetteloiden jakamiseen tiimiläisten kanssa. To Dossa voi tehdä oman päiväkohtaisen tehtäväluettelon, ajoittaa tehtävät ja asettaa muistutuksia ja hälytyksiä tehtäville. Hyvää on se, että To Dota ja Planneria voi käyttää yhdessä, jolloin ne täydentävät toisiaan.
Tehtävälistat lisäävät työarjen hallintaa ja tehokkuutta ja samalla aivoista vapautuu muistitilaa. Listat tarjoavat konkreettisen ja visuaalisen tavan nähdä tehtävät ja asettaa niille prioriteetit.
Töiden, tehtävien ja asioiden tekemisen suhteen meitä ihmisiä on monenlaisia. Toiset ovat kaikessa tosi järjestelmällisiä, toiset taas haluavat toimia vapaammin. Tehtävälistoihin suhtautumiseen vaikuttavat tutkimusten ja kokemusten mukaan henkilön persoonallisuuspiirteet ja luonteen ominaisuudet. Vaikka käytän Planneria ja To Dota työpöytäni perusteella kuulun silti post-it laputtajiin.
Mihin sinä laitat muistamista vaativat työtehtävät ylös?