Sähköinen kokous poikkeusoloissa
Kirkkohallitus on 24.3.2020 antanut väliaikaisen määräyksen seurakuntien ja seurakuntayhtymien hallinnosta. Määräys on julkaistu kirkkohallituksen yleiskirjeen nro 11/2020 liitteenä 1.
Määräyksen mukaan seurakunnan ja seurakuntayhtymän toimielimen kokous voidaan järjestää sähköisesti, jos toimielintä ei saada koolle poikkeusoloissa. Sähköisen kokouksen edellytyksenä on, että läsnä oleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä. Tämä tarkoittaa sitä, että sekä kokouksessa läsnä olevat että siihen sähköisesti osallistuvat voivat kuulla ja nähdä toisensa. Pelkkä puheyhteys ei riitä. Tarkempaa ohjeistusta sähköisestä kokouksesta on mainitun yleiskirjeen liitteenä nro 2, johon kirkkoherrojen on syytä tutustua.
Kirkkohallituksen määräyksen perusteluissa lähdetään siitä, että seurakunnan luottamushenkilöt rinnastetaan kunnallisiin luottamushenkilöihin siltä osin, että heihin ei virallisissa kokouksissa sovelleta kokoontumisrajoituksia. Kirkkovaltuuston ja kirkkoneuvoston kokouksia voidaan siis pitää, jos on asioita, joista on välttämättä päätettävä. Jos tällaisia asioita ei ole, suositellaan kokousten siirtämistä myöhempään ajankohtaan. Kirkkohallitus on toimittanut seurakuntiin ohjeen tilinpäätöksen käsittelystä. Kokoukseen voi siis osallistua paikalla ollen tai etäyhteydellä esim. Teams- tai Skype-yhteyden kautta. Myös älypuhelinta voidaan käyttää, jos ääni- ja kuvayhteys saadaan pelaamaan.
Vuosilomat
Tuomiokapitulista on 10.3.2020 vakiintuneen tavan mukaisesti lähetetty kirkkoherroille ohjeet ja lomakkeet seurakunnan pappien vuosiloma- ja vapaa-aikasuunnittelua varten. Kirjeen mukaan lomakkeet tulee palauttaa lääninrovastille 14.4. mennessä ja lääninrovastin tuomiokapituliin 24.4. mennessä.
Nyt on esitetty pohdintoja siitä mitä poikkeusolot vaikuttavat vuosilomasuunnittelun ja lomien pitämiseen kesällä. Kun poikkeusolot voivat jatkua useita kuukausia, on tärkeää huolehtia henkilökunnan jaksamisesta. Lähtökohtaisesti on niin, että lomia ei voida jättää kokonaan pitämättä, vaan lomia vuorottelemalla on pyrittävä siihen, että kulloinkin on riittävä määrä henkilökuntaa työssä. Jos sitten käy niin, että tilanne pahenee ja esim. seurakunnan henkilökuntaa sairastuu, voidaan lomia siirtää myöhempään ajankohtaan ja palata työhön. Tämä koskee myös kirkkoherroja ja seurakunnan papistoa. Lähtökohtaisesti kirkkoherrojen tulee nyt toimia 10.3.2020 lähetettyjen ohjeiden mukaan ja suunnitella lomat normaaliin tapaan ja toimittaa lomakkeet lääninrovastille ja lääninrovasti tuomiokapitulille ohjeen mukaan.
Kirkkoherrat tarvitsevat loma-ajaksi sijaisen. Sijaisena ei tule käyttää riskiryhmään kuuluvia pappeja. Tarvittaessa tulee kääntyä lähiseurakuntien puoleen sijaisen saamiseksi. Sijainen tulee perehdyttää tehtäväänsä poikkeusolot huomioon ottaen tavallista huolellisemmin. Myös muiden työntekijäryhmien osalta on syytä huolehtia siitä, että poikkeusoloissa tarvittavaa henkilöstöä on riittävästi paikalla. Lomia voidaan toki siirtää pidettäväksi myöhemmin syksyllä tai talvella, mutta kesälomien kokonaan peruminen ei tulle kysymykseen.
Rippikoulut poikkeusoloissa
Elämme monella tavalla poikkeuksellisia aikoja. Rippikoulujen kevään tapaamisia on peruttu, pääsiäisajan intensiivijaksoille etsitty uusia ajankohtia ja osittain siirrytty myös etätyöskentelyyn. Parhaillaan seurakunnat eri puolilla Suomea valmistautuvat kesän intensiivijaksoihin.
Tässä poikkeuksellisessa tilanteessa ihmisten terveys ja sitä turvaavat viranomaismääräykset ovat ehdoton lähtökohta ja ne ohjaavat valmistautumistamme tulevaan rippikoulukesään. Leirejä ja muita rippikoulukohtaamisia järjestetään vasta, kun viranomaiset ovat antaneet siihen selkeän luvan. Emme tällä hetkellä tiedä, miten tilanne tulee kehittymään, mutta varautuminen vaihtoehtoisiin toteutuksiin tulee käynnistää. Monin paikoin seurakunnissa on näin jo tehty.
Kirkon kasvatus ja perheasiat -yksikössä on laadittu ohje koskien Rippikoulujen järjestämistä poikkeusoloissa. Se on julkaistu Sakastissa: https://sakasti.fi/kasvatus/rippikoulu/.
Tukihenkilöitä striimaukseen
Monista seurakunnista striimattiin eli lähetettiin suorana viime sunnuntain jumalanpalvelus. Osassa seurakuntia jumalanpalvelus tallennettiin aiemmin ja lähetettiin sunnuntaina. Tavoitteena ei ole lähettää teknisesti huipputaidokasta ja virheetöntä striimausta. Seurakuntalaisille merkittävämpää on se, että seurakunnan tutut työntekijät viettävät jumalanpalvelusta tutussa kirkossa.
Jos striimaukseen liittyy epävarmuutta ja hankaluutta, voitte olla yhteydessä hiippakunnan viestijöiden joukosta striimauksen tukihenkilöiksi lupautuneisiin.
Henri Kirkanen Turun Martinseurakunnasta (henri.kirkanen@evl.fi)
Essi Torkkomäki-Ryhtä Someron seurakunnasta (essi.torkkomaki-ryhta@evl.fi)
Heihin voi olla yhteydessä sähköpostitse tai Teamsin chatin kautta. Ja edelleen on hyvä todeta, että striimauksia toteutetaan resurssien ja mahdollisuuksien mukaan. On mahdollista myös välittää toisen seurakunnan jumalanpalvelus.
Päivystys tuomiokapitulissa viikonloppuna
Tänä viikonloppuna päivystysvuorossa tuomiokapitulissa on piispan erityisavustaja Heikki Hietanen, p. 040 6881609, heikki@hietanen@evl.fi
Voimia ja Jumalan siunausta viikonlopun töihin!